Maanantaiaamu alkaa tohinalla. Olen ollut viikon poissa, joten työtä on kerääntynyt ja tiukka palkka-aikataulu painaa päälle. On nopeasti saatava tuntityöntekijöiden tunnit järjestelmään ja esimiehen hyväksyttäväksi. Samaan aikaan, omissa työhuoneissaan, yksi kollega laatii asiakkaan tilaamaa virkatodistusta ja toinen työkaveri syventyy vuoden 2017 tilinpäätöksen.
Kello 9.00 ensimmäiset omaiset saapuvat virastoon sopimaan poisnukkuneen läheisensä hautajaisista. He istuvat viereiseen työhuoneeseen ja ovi sulkeutuu. Palvelen vuorostani asiakkaita, jotka haluavat osallistua yhteisadresseihin. Opastan heitä uudistetun adressisysteemin saloihin. Vastaan puheluihin ja otan muutaman virkatodistustilauksen vastaan. Niiden tekeminen jää odottamaan rauhallisempaa hetkeä.
Puhelin soi: vainajaa ollaan siirtämässä Töysään, joten laitan tekstiviestillä Töysän tapulin kellot soimaan. Keskityn hetkeksi taas palkka-asioihin. Ja loppupäiväksi syvennyn digitoitujen kirkonkirjojen tarkastamisen. Urakka on ollut suuri ja kirkonkirjojen sivuja on prosessin aikana käännetty tuhansia, mutta nyt ollaan onneksi loppusuoralla.
Tiistaipäivänä jatkan digitarkastusta, lisään muutamat puuttuvat tiedot henkilöstön osalta tilinpäätökseen ja päivitän tietoja pelastussuunnitelmiin suntion pyynnöstä. Myöhemmin palvelen pariskuntaa, joka haluaa varata kirkon vihkimistä varten. Ihanaa kun joku suunnittelee jo vuotta 2019. Päivän mittaan virastossa käy hautajaisasiakkaita sekä useampia yhteisadresseihin osallistuvia. Ja puhelin soi.
Keskiviikkoisin Töysän seurakuntatoimisto on avoinna ja työskentelen siellä. Töysän seurakuntatalolla pidetään joka toinen keskiviikko perhekerhoa ja lisäksi on lounastapaaminen seurakuntalaisille. Monet tulevat syömään maukasta ruokaa ja nauttimaan pienestä hartaushetkestä. Päivä on mukavan vilkas.
Yksi asiakas käy ostamassa adressin, kirjoitan adressin hänen puolestaan ja hän poistuu tyytyväisenä. Kirkkohallitukselta kysellään digitarkastuksen tilannetta, päivitän sen heille. Seuraavaksi käyn läpi 2018 haudatut, tarkistan hautakirjanpidon ja tulostan postitusta varten hautapaikan haltijoille lähetettävät paperit. Puhelin soi ja selviteltävää tulee lisää, lupaan tutkia ja palata myöhemmin asiaan. Kirkkohallituksen sivuilta löydän vastaukset ja pyydän vielä kirkkoherran vahvistuksen asiaan. Soitan asiakkaalle.
Torstai on toivoa täynnä ja se on myös viraston pitkä työpäivä. Asiakkaita otetaan vastaan klo 16:30 asti. Aamu alkaa klo 8 henkilöstöpalaverilla, johon osallistuu kaikki työntekijät. Aloitamme hartaushetkellä kirkossa ja jatkamme siitä yhteisellä kirkon turvallisuuteen liittyvällä kierroksella. Sen jälkeen siirrymme seurakuntatalolle ja aamukahvin lomassa pureudumme työyhteisöä ja seurakuntaa koskeviin asioihin.
Klo 10 aukeaa virasto, joten palaveri päättyy ja siirrymme omiin töihimme. Aamupäivä menee taas palkka-asioiden parissa sekä asiakaspalvelussa. Iltapäivällä osallistun etäyhteydellä Kirkkohallituksen järjestämään koulutukseen. Loppupäivän koitan kiriä digitarkastuksen parissa.
Perjantaiaamu valkenee esimiehen kanssa palaverissa. Sen jälkeen alkaa kiivas tasekirjan kasaaminen. Perjantaihin ei sitten omalta kohdaltani juuri muuta mahdu.
Kollegoideni työpäivät ovat viikolla täyttyneet heidän oman vastuualueensa työkuvioista. Yksi vastaa varsinaisesta kirkkoherranvirastosta. Hän tekee virkatodistukset, käsittelee ilmoitukset syntyneistä lapsista, kirjaa kastettujen tiedot väestötietojärjestelmään, hoitaa hautaus- ym. varaukset, jne..
Toinen toimistosihteeri taas hoitaa kirjanpidon, laskutukset, tilitykset jne. Minä vastaan palkkahallinnosta eli palkkoihin ja henkilöstöön liittyvistä asioista. Yhteinen taloustoimisto Ilmajoen, Kuortaneen ja Isokyrön kanssa tuo oman lisänsä työkuvioihin. Seurakuntienkin työtavat muuttuvat ja jatkuvasti tulee uusia ohjelmia, säädöksiä ja lakeja, joihin pitää perehtyä ja toimia niiden mukaan.
Tämä on vain pieni pintaraapaisu ja sihteerien työpäiviin mahtuu tehtäviä ja asiakaspalvelua monessa eri muodossa. Ja vaikka monet asiakaskontaktit tapahtuvat tänä päivänä netin kautta tai sähköpostitse, edelleen moni tulee mieluummin käymään tai soittaa. Ihmisten kohtaaminen on seurakunnan tärkein tehtävä, työalasta riippumatta.
Katja Peltokoski
Kirjoittaja työskentelee toimistosihteerinä Alavuden seurakunnassa.
Kello 9.00 ensimmäiset omaiset saapuvat virastoon sopimaan poisnukkuneen läheisensä hautajaisista. He istuvat viereiseen työhuoneeseen ja ovi sulkeutuu. Palvelen vuorostani asiakkaita, jotka haluavat osallistua yhteisadresseihin. Opastan heitä uudistetun adressisysteemin saloihin. Vastaan puheluihin ja otan muutaman virkatodistustilauksen vastaan. Niiden tekeminen jää odottamaan rauhallisempaa hetkeä.
Puhelin soi: vainajaa ollaan siirtämässä Töysään, joten laitan tekstiviestillä Töysän tapulin kellot soimaan. Keskityn hetkeksi taas palkka-asioihin. Ja loppupäiväksi syvennyn digitoitujen kirkonkirjojen tarkastamisen. Urakka on ollut suuri ja kirkonkirjojen sivuja on prosessin aikana käännetty tuhansia, mutta nyt ollaan onneksi loppusuoralla.
Tiistaipäivänä jatkan digitarkastusta, lisään muutamat puuttuvat tiedot henkilöstön osalta tilinpäätökseen ja päivitän tietoja pelastussuunnitelmiin suntion pyynnöstä. Myöhemmin palvelen pariskuntaa, joka haluaa varata kirkon vihkimistä varten. Ihanaa kun joku suunnittelee jo vuotta 2019. Päivän mittaan virastossa käy hautajaisasiakkaita sekä useampia yhteisadresseihin osallistuvia. Ja puhelin soi.
Keskiviikkoisin Töysän seurakuntatoimisto on avoinna ja työskentelen siellä. Töysän seurakuntatalolla pidetään joka toinen keskiviikko perhekerhoa ja lisäksi on lounastapaaminen seurakuntalaisille. Monet tulevat syömään maukasta ruokaa ja nauttimaan pienestä hartaushetkestä. Päivä on mukavan vilkas.
Yksi asiakas käy ostamassa adressin, kirjoitan adressin hänen puolestaan ja hän poistuu tyytyväisenä. Kirkkohallitukselta kysellään digitarkastuksen tilannetta, päivitän sen heille. Seuraavaksi käyn läpi 2018 haudatut, tarkistan hautakirjanpidon ja tulostan postitusta varten hautapaikan haltijoille lähetettävät paperit. Puhelin soi ja selviteltävää tulee lisää, lupaan tutkia ja palata myöhemmin asiaan. Kirkkohallituksen sivuilta löydän vastaukset ja pyydän vielä kirkkoherran vahvistuksen asiaan. Soitan asiakkaalle.
Torstai on toivoa täynnä ja se on myös viraston pitkä työpäivä. Asiakkaita otetaan vastaan klo 16:30 asti. Aamu alkaa klo 8 henkilöstöpalaverilla, johon osallistuu kaikki työntekijät. Aloitamme hartaushetkellä kirkossa ja jatkamme siitä yhteisellä kirkon turvallisuuteen liittyvällä kierroksella. Sen jälkeen siirrymme seurakuntatalolle ja aamukahvin lomassa pureudumme työyhteisöä ja seurakuntaa koskeviin asioihin.
Klo 10 aukeaa virasto, joten palaveri päättyy ja siirrymme omiin töihimme. Aamupäivä menee taas palkka-asioiden parissa sekä asiakaspalvelussa. Iltapäivällä osallistun etäyhteydellä Kirkkohallituksen järjestämään koulutukseen. Loppupäivän koitan kiriä digitarkastuksen parissa.
Perjantaiaamu valkenee esimiehen kanssa palaverissa. Sen jälkeen alkaa kiivas tasekirjan kasaaminen. Perjantaihin ei sitten omalta kohdaltani juuri muuta mahdu.
Kollegoideni työpäivät ovat viikolla täyttyneet heidän oman vastuualueensa työkuvioista. Yksi vastaa varsinaisesta kirkkoherranvirastosta. Hän tekee virkatodistukset, käsittelee ilmoitukset syntyneistä lapsista, kirjaa kastettujen tiedot väestötietojärjestelmään, hoitaa hautaus- ym. varaukset, jne..
Toinen toimistosihteeri taas hoitaa kirjanpidon, laskutukset, tilitykset jne. Minä vastaan palkkahallinnosta eli palkkoihin ja henkilöstöön liittyvistä asioista. Yhteinen taloustoimisto Ilmajoen, Kuortaneen ja Isokyrön kanssa tuo oman lisänsä työkuvioihin. Seurakuntienkin työtavat muuttuvat ja jatkuvasti tulee uusia ohjelmia, säädöksiä ja lakeja, joihin pitää perehtyä ja toimia niiden mukaan.
Tämä on vain pieni pintaraapaisu ja sihteerien työpäiviin mahtuu tehtäviä ja asiakaspalvelua monessa eri muodossa. Ja vaikka monet asiakaskontaktit tapahtuvat tänä päivänä netin kautta tai sähköpostitse, edelleen moni tulee mieluummin käymään tai soittaa. Ihmisten kohtaaminen on seurakunnan tärkein tehtävä, työalasta riippumatta.
Katja Peltokoski
Kirjoittaja työskentelee toimistosihteerinä Alavuden seurakunnassa.
Kommentit
Lähetä kommentti